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Gestionnaire administratif de la RCA
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Gestionnaire administratif de la RCA

La commune de Sprimont engage un gestionnaire administratif (m/f) pour la Régie Communale Autonome

Lieu de travail :

Administration communale de Sprimont, rue du Centre 1, 4140 Sprimont

Conditions de recrutement :

Bachelier ou Master orientation juridique et administrative - Barème D6 – CDI – Temps plein

Votre fonction :

Mission:

Le gestionnaire administratif de la RCA (m/f) détermine de façon autonome la stratégie optimale de coordination des dossiers qu'il gère. Il/elle investigue au sujet des informations nécessaires aux activités de la régie et informe sur le contenu et l'état d'avancement des dossiers. Il/elle conçoit les processus de gestion, les procédures, constitue les dossiers et rédige les documents utiles et nécessaires à la bonne exécution des activités de la régie et supervise la coordination des actions à entreprendre.

 

Activités :

• Assurer la gestion administrative RH (contact avec secrétariat social, suivi des contrats, vacances, etc)
• Assurer le suivi des documents du service, de la boite mail, des informations, des dossiers, de la correspondance, des marchés publics...
• Centraliser les documents et informations relatifs à la gestion des dossiers, des chantiers, des projets, des besoins,...
• Classer et répertorier les données, les informations, les courriers, les dossiers.
• Etablir des bons de commande, des devis, des factures...
• Gérer les factures, les dossiers, les chantiers, les stocks, la pharmacie, les commandes...
• Gérer les réunions diverses notamment celles du conseil d'administration et du comité de direction
• Inventorier le matériel disponible et les besoins pour préparer les commandes.
• Planifier l'intervention des firmes sous-traitantes sur le terrain, les commandes de matériel, d'équipements, les rendez-vous dans un agenda partagé.
• Prioriser les informations et les dossiers selon leur état d'urgence et d'importance.
• Réserver ou annuler la réservation de locaux, de matériel, d'équipement...
• Concevoir des tableaux statistiques, graphiques, tableaux de bord... pour suivre les informations de la régie.
• Concevoir les procédures de gestion interne des dossiers.
• Constituer les dossiers liés au domaine d'application et veiller à leur exactitude et à leur pertinence par la recherche d'informations y compris dans le domaine juridique
• Elaborer des cahiers des charges.
• Rédiger des rapports, des procès-verbaux des comptes rendus...
• Budgétiser les dépenses et recettes de la régie
• Coordonner la gestion des dossiers de demandes de subsides.
• Coordonner les commandes de matériel informatique, de mobilier, de fournitures, d'équipements...
• Superviser l'entretien des bâtiments et de leur équipements
• Superviser les actions à entreprendre en collaboration avec les deux gestionnaires des infrastructures sportives et culturelles
• Diffuser les décisions des instances dirigeantes, les notes de service...
• Dispatcher les achats livrés, les informations, les courriers... vers les destinataires appropriés.
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes, ou à d'autres services.
• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes sur le contenu d'un dossier.
• Exécuter des activités de support administratif : faire des photocopies, mise sous pli et affranchissement, réalisation d'étiquettes, levée du courrier, préparation de salles de réunion, etc.

Modalités de candidature :

Lettre de motivation et CV à adresser par recommandé à M. Philippe Leerschool, AC Sprimont, 1 rue du Centre, 4140 Sprimont pour le 15.12.2017

 

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